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用友U8期末转账与报表生成的应用问题

3年前用友知识库656

问题现象:用友U8期末转账与报表生成的应用问题?

利用报表模板生成会计报表是会计软件的基本功能,但在实践中却并非一蹴而就的事。从理论上讲,用友软件为了用户的使用方便,在“UFO报表”中内设了一些报表模板,用户调用这些模板加以修改后就可以生成相应的会计报表。报表模板是软件开发商根据会计理论和会计准则对报表的一般要求设置的,并不能完全与用户实际使用的账套信息保持统一。利用报表模板生成会计报表时,往往需要对报表模板进行修改、调整后,才能得到符合要求的报表。造成报表生成错误的原因很多,报表错误的修改集中体现在对报表模板单元公式的改正上,但追根溯源,由于期末处理设置、操作失误导致的错误,更值得我们关注。

一、用友U8期末处理对报表生成的影响

期末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的特定工作,主要包括期末结转、对账和结账等,这类业务具有显著的规律性。其业务处理程序是先执行转账定义,然后再执行转账生成。如果以后的各期转账类型、参数未发生变化,只需执行转账凭证生成即可。当某转账凭证的转账公式有变化时,需先在转账定义中修改转账凭证内容,然后再进行转账操作。用友U8提供了自动转账、对应结转、销售成本结转、售价(计划价)销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转六种转账功能的定义。

在所有转账定义中,自定义转账功能涉及的范围最广,可以进行费用分配的结转,如工资费用的分配;费用分摊的结转,如制造费用的分配、结转;税金计算的结转,如增值税等;还可以用于部门核算、项目核算等方面。对应结转适用条件较为特殊,用于科目之间存在固定结转关系的业务中,如“应交税费——应交增值税”及其明细账之间的结转,要求结转科目的结构(上、下级科目的层次与数目)必须一致,且只能结转期末余额。销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转可以认为是专项业务的结转,这些业务的结转涉及损益类账户的平衡,直接影响着损益结果的正确性。

报表的编制建立在正确、完整地进行账务登记工作的基础之上,用友U8软件的期末处理模块是账务处理的重要环节,其设置、操作直接决定了总账的正确和完整,进而对报表数据的准确、完整产生至关重要的影响。因此,为了编制合格的会计报表,必须重视期末业务的处理,在报表数据出现问题时更要考虑期末处理环节可能存在的错误。

二、报表生成错误的原因分析及对策

一般情况下,用户按照总账业务处理程序,完成日常账务处理后转入期末处理阶段,根据需要定义好将在期末完成的各类期末转账,再执行转账生成,将转账生成的机制凭证进行审核、记账后,即可进行期末对账、结账工作。在执行对账、结账操作时,系统会以报告表窗口显示对账、结账相关信息,如能顺利实现结账,则表明本期账务工作的完成。总账系统结账后,即为报表系统做好了基础数据准备,用户可登录UFO报表系统,选择自定义报表或者调用系统预置模板来生成所需报表。

如报表出现错误或无法生成,则要对错误进行检查和修改。报表的错误表现为金额错误,如资产负债表中资产总额与负债加所有者权益之和不相等、利润表中累计数额错误等情况。导致报表出现错误的原因有多种,根据用友U8对总账系统及报表系统设置的处理程序,我们将报表出错的原因分为两类:一是报表系统内部设置问题,主要由于报表模板中单元公式错误造成;二是报表系统之外的错误,主要由总账系统处理不当导致,称之为账务处理错误。

对于报表设置错误,如出现报表无法生成或执行表页重算后出现空白报表的情况,产生的原因往往是由于用户疏忽,没有设置关键字或者关键字的值与待生成报表的账套信息不一致(如账套号不一致、报表模板行业类型不统一等)造成的。如果发现报表数据错误时总账系统已经结账,则需要通过筛查去发现。用户可以利用总账系统账户查询功能打开科目余额表进行核对,科目余额表相当于科目汇总表,将本期业务涉及的所有账户分期初余额、本期发生额和期末余额三栏列示,结账后科目余额表三个栏目的余额都为借、贷方相等的情况下,说明本期账务处理结果是正确的(不考虑漏记、重记等错误)。此时就可将科目余额表期末栏各项数据与报表生成数据进行核对,如果两者结果不一致,则说明报表数据出现错误,而错误的原因一般为报表对应单元的取数公式存在错误。

资产负债表中常见的错误如“存货”项目的预置公式不完整,没有包含账套实际使用的所有存货类科目,用户应重新编辑“存货”项目的取数公式,例如在科目余额表中显示存货类账户有“材料成本差异”的发生额、余额,而在报表模板存货取数公式中没有“材料成本差异”的科目编码,用户将该科目编码补入取数公式即完成修改。存货核算涉及账户较多,包括“库存商品”、“在产品”、“原材料”、“材料成本差异”等,用户应仔细进行核对以免遗漏。另外“生产成本”这个账户虽然属于成本类科目,但是若该科目有余额,则表示其为月末在产品,应记入“存货”项目。如此,通过与科目余额表逐项核对发现错误并修改单元公式后,再执行表页计算以观察结果是否正确。

若对报表模板公式进行修改后,报表数据仍有错误,则应考虑报表发生了账务处理类型的错误。有时用户可能未执行结账就进入报表系统,这种情况造成的报表错误通过执行结账功能就可以发现。系统在结账完成后会自动提供报告,报告中会明确指出错误的具体情况,如系统内还有未记账凭证、损益类科目未结转等。用户可以根据结账报告指出的问题,通过凭证查询功能进行检查,如确有凭证未经记账,审核后执行记账即可完成修正。

在日常业务处理基本无误的情况下,账务处理造成的报表错误往往与期末结转业务紧密相关。期末处理涉及的六种类型操作,如果定义不当或操作错误,都有可能导致报表错误。有的错误是由于转账定义不当造成的,如月末无法生成销售成本结转凭证,系统要求在设置“销售成本结转”时,“库存商品”、“主营业务收入”和“主营业务成本”三个科目的科目结构必须相同且不能带有往来辅助核算,若其中某个账户的结构、账簿格式不统一,就会导致系统无法执行公式计算,也就不能生成凭证。如“主营业务成本”未设置为数量金额式,这种错误的修改甚至要追溯到初始设置及日常账务处理,但由于账套已经启用,系统不允许再对以前业务数据进行相应的修改。

如用户顺利通过对账、结账,报表模板公式,也经过核对无误,但报表结果仍不正确,特别是资产负债表的“未分配利润”项目数据错误。这是因为用户期末转账的操作顺序不对,导致本期存在损益类科目未结转的问题,但在非年终结转的会计期末,系统仍允许本期结账,导致用户也疏于察觉。在有多个期末转账项目的情况下,用户先对转账类型进行定义,然后执行转账生成,对于生成的转账凭证再经过审核后,即可执行记账。这是账务处理的一般程序。但在多个期末转账的情况下,特别是如果“期间损益结转”之外的转账业务也有损益类账户出现时,就要注意期末转账生成的顺序,其他转账业务一定要先执行转账生成,并将凭证审核、记账后,再执行“期间损益结转”的转账生成,最后将这张凭证审核、记账完成所有转账处理。

例如,在“自定义转账”时设置了一项业务,生成凭证内容为:借:财务费用;贷:应付利息。若操作时分别执行“自定义转账”、“对应结转”、“销售成本结账”、“期间损益结转”等项目的转账生成,然后将以上所有转账凭证一并进行审核、记账,结果将会导致“自定义转账”生成的“财务费用”账户的发生额未能并入“期间损益结转”而留有余额,资产负债表的“未分配利润”项目数据自然也是错误的。认识到程序上的错误,修改时只需要再执行一次“期间损益结转”的转账生成,将产生的凭证审核、记账即可。


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